Como se livrar da tecnologia antiga e reduzir os custos de impressão

O “zoológico” da tecnologia é uma história padrão para grandes empresas. Muitos deles não conseguem atingir a meta de atualizar a base de equipamentos instalados há anos, embora essa etapa acelere o processo de digitalização, reduza custos e otimize o tempo dos funcionários.
Uma quantidade enorme de equipamentos de computador e dispositivos de impressão desatualizados pode afetar adversamente as atividades de qualquer empresa. E quanto maior, maior o efeito. Uralchem ​​é uma das principais empresas do mercado russo de fertilizantes minerais, com uma ampla cobertura territorial. Como parte da transição para a digitalização, a empresa introduziu o gerenciamento eletrônico de documentos. No entanto, é muito difícil reduzir o uso de papel, porque a gerência não entende quais e em quais volumes os funcionários imprimem. Antes de tudo, decidiu-se otimizar o trabalho com equipamentos de impressão. A filial de Uralchem, o Joint Service Center (SSC), no qual todo o serviço de TI da holding está concentrado, empreendeu o projeto.
“Nossa propriedade é jovem, mas as próprias fábricas pertencem ao nosso departamento de outras empresas que operam o equipamento há muito tempo”, diz Vladimir Rudenko, chefe do departamento de TI da Uralchem ​​JCC (foto abaixo). – Todo o equipamento utilizado pelos funcionários não foi adquirido centralmente por diferentes gerentes por vários anos. Isso levou ao fato de termos encontrado impressoras domésticas nas fábricas atendidas pelos próprios funcionários e um total de 298 tipos de cartuchos foram usados ​​em toda a rede, alguns dos quais nem estão mais disponíveis “.

Após analisar a frota de equipamentos, o departamento de TI chegou a conclusões decepcionantes: mais de 60% dos dispositivos precisavam ser substituídos. Havia uma necessidade crítica de reconstruir o processo de impressão, que incluiria monitoramento abrangente, gerenciamento faseado, previsão de custos e orçamentos a médio prazo.
“Naquele momento, surgiram situações em que não havia estoque de consumíveis no armazém de nenhuma das fábricas, o que levou a atrasos e até a paralisações dos equipamentos de impressão. A unificação de equipamentos e a transição para um modelo de serviço ajudaram a lidar com os problemas e a sentir o efeito visível: sempre há consumíveis suficientes nas empresas, a manutenção do equipamento é coordenada por especialistas ”, acrescenta Alexander Zhukov, diretor de gerenciamento de serviços da LantaCervis.
As mudanças começaram com uma análise detalhada: por dois meses, os funcionários da Uralchem ​​estudaram a situação em todas as oficinas e em todas as instalações da empresa. Todas as impressoras disponíveis foram marcadas levando em consideração os modelos e a vida útil, após o que todas as informações foram refletidas nos mapas das instalações, em registros e listas.
Vários grandes integradores lutaram pela oportunidade de modernizar, cada um dos quais ofereceu uma variedade de soluções de muitos fornecedores. A peculiaridade do projeto era que, entre outras tarefas, era necessário implementar um sistema de monitoramento para os centros de impressão.
“Eu não vi uma abordagem tão completa como em Uralchem”, reconhece Alexander Zhukov. – Ao contrário de muitos clientes, o cliente coletava anteriormente uma enorme quantidade de dados. Representantes da empresa informaram detalhadamente quais equipamentos estão em operação e expressaram requisitos claros para o resultado final, observando as menores nuances – por exemplo, a distância de cada impressora de cada funcionário não deve ser superior a 30 metros. Uralchem ​​forneceu plantas baixas e solicitou a possibilidade de acesso ao cartão para cada dispositivo. ”
Além disso, um requisito importante da empresa era que cada impressora resistisse à impressão de um determinado número de páginas por mês – esse valor para dispositivos específicos foi determinado no decorrer do trabalho analítico realizado pela Uralchem. Quatro tipos de dispositivos foram selecionados para salas diferentes, que diferiam em tamanho e correspondiam aos requisitos dos funcionários em cada local específico e sua carga.
A princípio, os integradores forneceram um plano para a implementação da solução e somente depois disso foi realizada uma licitação, que foi vencida pela LantaService com centros de impressão baseados em equipamentos gerenciados HP.
A implementação do projeto durou vários meses, durante os quais o equipamento foi substituído e o sistema de monitoramento e controle de impressão Watchdoc foi introduzido – uma solução européia por um fornecedor global usado por muitas empresas globais.

“Este sistema é completamente transparente. Agora, a qualquer momento, vejo quem imprime o quê, em que quantidade, e posso fazer perguntas sobre por que isso é necessário e se é possível recusar a impressão deste documento em particular, traduzindo o trabalho com ele em formato eletrônico. Isso tudo acelera a transição para um gerenciamento de documentos totalmente eletrônico ”, Vladimir Rudenko tem certeza.
O projeto para organizar modernos centros de impressão mudou a situação em Uralchem ​​e afetou os custos da empresa. A versatilidade de novos equipamentos, a funcionalidade e a mobilidade das soluções HP Inc. trouxe novos recursos enquanto aumenta a produtividade geral. Se anteriormente no mesmo escritório, onde três pessoas trabalham, cinco dispositivos antigos diferentes podiam estar, nem todos usados, mas provavelmente exigiam manutenção, agora todo o equipamento necessário para imprimir e trabalhar com documentos é combinado em um centro. Respirar nos escritórios ficou mais fácil e o equipamento é usado com eficiência – os funcionários usam todas as funções necessárias em novos dispositivos poderosos e não perdem tempo prestando serviços de manutenção a eles. Os centros de impressão gerenciados HP, localizados a um raio de 30 metros de qualquer funcionário, aumentaram a mobilidade da equipe: você pode imprimir um documento tanto dentro da unidade quanto fora de outro prédio.
Mas o mais importante é que qualquer funcionário registrado no sistema possa fazer isso não apenas em sua fábrica, mas também em qualquer outro local da empresa. Você só precisa anexar um passe, e o sistema identifica o funcionário instantaneamente. Outra vantagem importante dessa solução é a capacidade de enviar imediatamente um documento digitalizado para o seu e-mail, sem a necessidade de lembrar um endereço de e-mail e passar o tempo digitando caracteres; o sistema reforçará os dados automaticamente. Você pode adicionar qualquer outro endereço de correspondência à cópia: o documento será enviado instantaneamente pelo dispositivo.
“Anteriormente, 10% do que era enviado para impressão pertencia ao número de cópias esquecidas. Agora, o dispositivo não começará a imprimir até que o funcionário passe a autorização – não passe ou não digita uma senha. Assim, apenas os dispositivos de autorização economizaram 10% dos custos de impressão. Não estou dizendo que o número de tipos de cartuchos usados ​​tenha diminuído seis vezes para 50 tipos ”, disse Vladimir Rudenko.
A economia total da implementação foi de 15%, com uma otimização geral da frota de equipamentos de impressão de 46%. O número de dispositivos quase caiu pela metade – de 2800 para 1500 unidades. Um funcionário da LantaService agora está ligado a cada planta, que realiza diariamente a manutenção preventiva e monitora a atualização oportuna dos equipamentos com os quais todos os locais de produção da Uralchem ​​estão agora equipados.
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